O não alcance de metas de SGSA X ações corretivas e preventivas

“Obstáculos são aquelas coisas assustadoras que vemos quando afastamos os olhos do alvo.”

Hanah More

 No post anterior falamos sobre a sistemática de definição dos objetivos e indicadores relacionados ao sistema de gestão de segurança de alimentos, validação de metas e divulgação para a organização até os níveis pertinentes.

E depois…. basta atualizar o resultado? Nãoooooo!!

O mais importante de tudo é a análise crítica dos dados e a tomada de ações derivada deste acompanhamento. O sistema de gestão deve considerar estas atividades. Elas que vão garantir o aprendizado derivado dos indicadores de desempenho.

Periodicamente deve ser realizada uma reunião de análise dos resultados destes indicadores. Esta reunião pode ser mensal, bimestral, trimestral, dependendo da rotina de atividades e reuniões da organização. Mas é relevante ressaltar que independente da periodicidade da reunião, os resultados de indicadores devem ser avaliados o mais breve possível (fortemente recomendado que seja mensalmente), para que as ações de correção sejam tomadas o quanto antes e assim poder conter e reverter situações de desvio.

Fica muito complicado realizar a análise dos desvios e tomar ações de correção ou corretivas quando se passa muito tempo do resultado. O resgate de informações às vezes se perde e com ele a oportunidade de registrar a melhoria contínua.

Acredito que existe uma regra e dois momentos de tomada de ação quando falamos de indicadores de desempenho.

A regra / critério: é necessário estar claramente definido quais são as situações e qual a abrangência de atuação quando ocorrem desvios em indicadores de desempenho. Ou seja, aqui passamos a considerar os desvios pontuais e sistêmicos.

Momento 1: se o indicador não atingiu a meta do mês, no mínimo devem ser tomadas as ações de contenção/correção para que o indicador possa retomar o resultado esperado.

Momento 2: o indicador não vem atingindo em meses consecutivos (ou alternados) e vai comprometer o resultado do ano. Devem ser tomadas ações de contenção e adicionalmente pode existir a necessidade de aplicação de ações corretivas.

Exemplo de critério para ações corretivas:

• Identificação de resultados de indicadores que não atingem a meta por 3 meses ou mais;
• Identificação no decorrer do ano que o indicador não atingirá a meta no período estabelecido.

 Ponto de atenção: em algumas situações, um único resultado fora da meta pode comprometer o resultado do período (do ano, por exemplo), nestas situações aplica-se o critério de ação corretiva obrigatória.

Este processo pode (e no meu ponto de vista deve) estar relacionado com o processo/procedimento de ações corretivas da organização. Isso permite que o sistema de gestão seja cada vez mais funcional e enxuto.

Baixe aqui um exemplo de formulário para gestão de indicadores e um formulário para registro, investigação de causa e definição do plano de ação corretiva.

Anexos

A sistemática de identificação de causas do exemplo do formulário pode ser substituída pela que a organização definir (5 Por quês, Ishikawa, Pareto, etc.), ou que melhor se aplicar ao caso. Algumas vezes pode ser uma análise utilizando mais de uma ferramenta. Isso também funciona!!

E para finalizar com “chave de ouro” este processo, devem estar analisados e registrados os resultados dos indicadores de SGSA (e outros sistemas de gestão que a organização possua) na reunião de análise crítica da direção. Se aplicável, também devemos considerar quais são as necessidades de ação para cada um deles, investimento, priorização das ações, etc.

Agora já podemos deixar de ficar assustados e olhar de frente a gestão de objetivos e metas do SGSA.

Figura 01

Referências:

ISO 22.000:2005 Requisitos:

7.10.1   Correções

7.10.2   Ações Corretivas

8.5.1      Melhoria Contínua

ISO 9001:2008

8.5.1      Melhoria Contínua

8.5.2      Ação Corretiva

8.5.3      Ação Preventiva