O que não é medido, não é gerenciado. Sabemos que, de fato, aquelas metas subjetivas, genéricas e amplas tendem a ficar à deriva. Mas quando definimos o que medir e monitoramos seus resultados, ah sim, neste caso o potencial de sucesso é muito maior.
Já falei aqui no blog sobre Como estabelecer um gerenciamento para a Segurança dos Alimentos, e também sobre a Padronização de processos na indústria de alimentos.
Elas são etapas iniciais no gerenciamento da rotina do sistema de gestão de segurança de alimentos. Na padronização, um fluxograma de cada etapa do processo foi desenhado e procedimentos foram definidos. Assim, fica mais fácil definir o que deve ser medido e, então, monitorado.
Por exemplo: podemos medir volume de produção, correlacionar com tempo de disponibilidade de equipamentos, tempo de mão de obra e outros números com foco operacional.
Em paralelo, preocupados com a segurança do alimento, podemos medir temperaturas de armazenamento, falhas no processo de embalagem e até mesmo contagem microbiológica para garantir a sanitização de ambientes controlados.
Contudo, apenas olhar esses dados coletados e registrados em uma planilha pode não ser muito produtivo. Por isso vamos ver algumas alternativas.
Uma forma de monitorar resultados
Entre as formas mais comuns, está a carta de controle. Nela monitoram-se os valores de algum parâmetro na forma de um gráfico de linhas, estando definidos os limites inferior e superior. Neste modelo, fica fácil observar tendências de aumento ou redução, além de monitorar resultados fora da especificação definida.
O passo a passo para definição de uma carta de controle pode ser consultado em diversos trabalhos, como neste, intitulado Controle estatístico da qualidade em um processo de envase da indústria de alimentos.
Monitorar parâmetros correlatos em uma mesma visualização é uma boa estratégia. Assim, é possível observar o quanto as flutuações de um parâmetro influenciam outro resultado.
Mas veja bem: caso você ainda não tenha um modelo já estabelecido para o monitoramento de resultados, comece com aquilo que lhe causa mais problemas. Este foco vai ajudar a solucionar o caso e o resultado obtido dará força para seguir com o monitoramento de outros parâmetros.
Para criar suas cartas de controle você pode utilizar as ferramentas da Microsoft, como o Excel, e possivelmente um PowerPoint para montar um modelo de gestão visual. Existem também ferramentas de BI (Business Intelligence) como o PowerBI, para gerir seus dados e apresentar os resultados de forma mais dinâmica.
Na sequência, disponibilizar essa apresentação do monitoramento de dados aos envolvidos é essencial. Portanto, não caia na falácia de monitorar e não mostrar. Divulgue os resultados a todos os interessados em murais ou TVs, explicando cada dado de maneira acessível ao time operacional e quais serão as estratégias para atingir cada meta.
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Uma maneira de analisar e agir com cautela
Uma vez definido o monitoramento dos seus itens de controle, é a hora de gerenciar para atingir as metas. E uma boa alternativa é padronizar a forma de atuar no processo diante de cada situação observada.
Como exemplo, se o resultado de um monitoramento pode ser insatisfatório, o ideal é já definir qual será a ação tomada quando isso ocorrer, ao invés de deixar para tomar a decisão no olho do furacão.
Para isso, o uso de uma tabela simples, tendo nas colunas dados como local, item de controle, resultado esperado e método de controle, já é suficiente. Na parte de método de controle, deve-se descrever quando e como atuar.
Além disso, se alguma ocorrência é evitável, levá-la para uma análise de causa-raiz e preparar um plano de ações corretivas para evitar recorrências é o caminho.
Agora, é hora de atingir as metas ou manter os resultados já obtidos. Para isso, não deixe de consultar o CEP – Controle estatístico de processos na indústria de alimentos.
Em breve falaremos mais sobre as próximas etapas do PDCA e como aperfeiçoar o gerenciamento da segurança de alimentos para garantir melhorias. Até logo!
