Continuamos aqui com novas dicas de comportamento e práticas para auditados, os profissionais que recebem auditorias. Caso não tenha lido a parte 1, clique aqui.
4. Saber delegar responsabilidades
“Isso aí é coisa da Qualidade!” Isso é familiar pra você?
Essa é uma falha enorme em qualquer Sistema de Gestão, além de (infelizmente) ser bastante comum. Direcionar toda a responsabilidade de assuntos relacionados à Segurança de Alimentos ao departamento de Qualidade simplesmente impossibilita o estabelecimento de qualquer Sistema de Gestão minimamente operacional (sim, você pode eventualmente conseguir um certificado, mas ele será apenas um papel na parede). Isso ocorre geralmente por um erro na concepção da Alta Direção e diversas vezes também dos responsáveis pelo depto. de Qualidade.
Fica a reflexão: Substituindo Segurança de Alimentos por Segurança do Trabalho… Quem é responsável por garantir que o trabalho seja realizado de forma segura? É o Técnico de Segurança do Trabalho ou são todos os funcionários?
Bem… a solução é muito simples. Delegar responsabilidades dentro da companhia, desde responsabilidades gerenciais até operacionais. Todos devem se sentir responsáveis pela segurança do produto. Em resumo, deve-se criar uma Cultura de Segurança de Alimentos (tema bastante tratado neste blog, por exemplo: aqui, aqui, aqui, aqui e aqui).
5. Ser aberto a melhorias
“Ao evitar os erros estamos evitando também a nossa evolução”. Creio que ninguém aqui goste de errar, porém precisamos admitir que somos falíveis. E, como na frase acima, precisamos saber aprender com as falhas que cometemos, e utilizar para o nosso crescimento (usando outro aforismo, “fazer do limão uma limonada”). Este é o antigo, mas sempre atual conceito da melhoria contínua.
Bem… tudo isso é lugar comum, ok? Sim, mas infelizmente é bastante frequente empresas e auditados adotarem uma postura refratária durante a auditoria. Este comportamento advém de diversos fatores, e reflete na maioria das vezes, não apenas a visão de um profissional, mas a cultura organizacional. Este outro post fala muito bem sobre este tema, mas adicionando um relato particular. Vejo bastante este tipo de visão (atuando há anos como auditor) em indústria de grande porte com estrutura corporativa.
Para saber mais sobre mudanças em cultura organizacional, recomendo a leitura do livro “Você é o que você faz: Como criar a cultura da sua empresa”, lançado em 2021.
O recado que gostaria de deixar para os auditados é: não tenham medo de não conformidades. Elas não são coisa de outro mundo. E também, o auditor não é um vilão. Elas devem ser vistas como oportunidade de reflexão e de melhorar o Sistema de Gestão de vocês.
6. Saber questionar
O auditor não é dono da verdade, assim como os auditados também não são.
Independentemente do nível de qualificação do auditor, o processo de auditoria possui dificuldades inerentes, que passam por exemplo, pelo fato de diversos requisitos normativos serem subjetivos. Isso pode trazer uma infinidade de possíveis interpretações em uma mesma sentença, o que leva a questionamentos de ambas as partes.
Quando estes embates técnicos ocorrem, é importante que o auditado saiba como agir. Se você não concorda com o ponto do auditor, questione a ele, de forma educada sempre (recomendo a leitura deste post), em que ponto da norma ele está se baseando. Caso o auditor esteja atuando fora destas linhas, utilize seus argumentos.
Ressalto aqui um argumento que deve ser proibido “isso nunca foi solicitado / apontado em outra auditoria”. Cada auditoria é uma auditoria, e cada auditor é um auditor. Estando dentro do escopo de aplicação da norma, está tudo certo.
Procurem ao máximo resolver a questão durante a auditoria, mas caso o auditor se mostre inflexível e você tenha convicção quanto ao seu ponto, solicite reversão à certificadora. A Revisão Técnica irá avaliar esse pedido e poderá acatar ou não.
Espero que tenham gostado das dicas!
Quero ouvir a opinião de vocês. Exemplos são bem-vindos, assim como sugestão de novos tópicos. Quem sabe vem por aí uma Parte 3. Até logo!
