Manual de Boas Práticas para Auditados – Parte 1

Há algum tempo, inspirado na minha experiência como auditor de 3ª parte, venho refletindo sobre a relação auditor e auditados, sobretudo em relação ao comportamento de ambas as partes em uma auditoria (tema este já brilhantemente tratado por este blog aqui).

Pois bem, quanto ao comportamento de auditores, a ISO 19011:2018 já traz diretrizes bastante claras em seu capítulo 7.2.2 (Comportamento pessoal). Talvez este tema mereça um post à parte, mas este não é objetivo no momento.

O objetivo aqui — perdoem-me pela presunção do título do post — é trazer algumas dicas de comportamento e práticas para empresas que recebem auditorias, de forma que esta seja uma experiência o mais harmoniosa e produtiva possível.

 1. Manter a organização

Quem recebe auditorias (sobretudo as de 3ª parte) sabe a diversidade de atividades que as normas de gestão exigem: verificações, monitoramentos, auditorias internas, simulados, reuniões, análises, etc. Falhar na organização pode fazer com que tudo seja feito de última hora e — sobretudo — de forma inadequada. Uma dica importante é estabelecer cronograma para as atividades (preferencialmente com a aprovação da alta direção).

Outro ponto é a organização dos documentos gerados. Mantenha os principais documentos solicitados durante a auditoria organizados, seja em pastas virtuais ou físicas, de modo que sejam rapidamente encontrados.

2. Possuir domínio da norma

Este tópico parece bastante óbvio, porém se há algo que vejo com certa frequência é auditados com pouco conhecimento quanto aos requisitos da norma.

Todos nós sabemos que a interpretação de normas de gestão em Segurança de Alimentos não é algo simples, tanto que suscita discussões diárias em grupos de aplicativos e gerou inspiração para diferentes posts neste blog. O ponto aqui é que conceitos simples envolvendo Segurança de Alimentos não são compreendidos, o que gera conflitos e desentendimentos durante a auditoria, além de fazer com que a gestão da empresa esteja muitas vezes vinculada a resultados de auditoria. Diálogos assim são frequentes: “Por que vocês fazem isso?”, “Porque o auditor pediu”.

Quando os auditados têm conhecimento da norma, conduzem seu Sistema de Gestão de forma ativa, estabelecendo diretrizes e procedimentos corretos com base nos requisitos. Quando os auditados não possuem conhecimento adequado, agem como uma folha ao vento, conduzindo seu Sistema de Gestão conforme direcionamentos alheios.

A dica aqui é: invistam em treinamento e qualificação. E desconfiem de treinamentos curtos demais.

3. Ser transparente

Não há pior sensação em uma auditoria do que sentir que o auditado está escondendo evidências, omitindo informações ou enrolando para ganhar tempo. Se essa mentalidade existe na sua empresa, é a hora de refletir sobre ética e responsabilidade profissional. Os auditados devem ser transparentes durante a auditoria. Se algo está em desacordo com os requisitos da norma, tudo bem, chegou agora a oportunidade de realizar ajustes. Não conformidades devem ser tratadas de forma natural (logo mais falaremos de novo sobre isso).

Resumindo. A “malandragem” não é bem vinda em uma auditoria, e cabe aos envolvidos na gestão da empresa eliminar este tipo de comportamento e, lógico, atuar preventivamente no atendimento da norma.

Tem alguma história de auditoria para compartilhar? Envie nos comentários.

Aguardem. Em breve teremos a continuação deste post.