O quanto nós, “Empresas Auditadas”, devemos ou temos o direito de questionar o dimensionamento de auditorias de segurança de alimentos?
O tema deste post vai estremecer a estrutura de algumas pessoas… mas o objetivo é para o bem.
Lembro-me do meu primeiro post, no qual comparei auditorias com horas de vôo. Neste momento, vou compartilhar uma situação incomum que as minhas horas de vôo me ensinaram.
É muito comum quando contratamos um organismo certificador, termos um contrato de 3 anos (no mínimo) e lá estão estabelecidas as cargas horárias de cada auditoria.
Além do tempo de duração do contrato, no momento da aquisição do serviço a empresa contratante faz a opção de qual a periodicidade desejada para receber as auditorias de manutenção. O mais frequente são as auditorias anuais, mas já vi empresas que optam por ter auditorias a cada 9 meses ou até semestrais.
Para estabelecer o dimensionamento de cada uma das auditorias (certificação, auditorias periódicas ou de manutenção e auditoria de recertificação), o organismo certificador leva em consideração diversas informações da organização como:
– Quantidade de estudos APPCC;
– Número de processos da empresa;
– Número de funcionários;
– Quantidade de unidades que farão parte do escopo de certificação;
– Distribuição geográfica entre as unidades do escopo de certificação, entre outras.
Com estas informações, o organismo certificador aplica um cálculo e define a quantidade de HDs (homem dia) de cada uma das auditorias.
O mesmo conceito é aplicado quando pensamos em auditorias internas, independentemente de serem realizadas por público interno (colaboradores da empresa capacitados como auditores internos na norma de referência) ou por empresas especializadas contratadas para a execução deste serviço. Neste caso, é comum que o dimensionamento não seja tão quantitativo (através de cálculo) e sim mais qualitativo (experiência de anos anteriores).
Para este post, vamos nos limitar ao dimensionamento de auditorias externas, ok?
Você já se imaginou questionando o organismo certificador para solicitar o aumento da carga horária de uma auditoria externa?
Neste momento consigo imaginar você, leitor, pensando: “A Fernanda perdeu o juízo!!!”
Não!! Não perdi! E é possível fazer esta solicitação. E muitas vezes é importante! Principalmente, se o objetivo da sua empresa é ter um sistema de gestão de segurança de alimentos que seja avaliado adequadamente.
Nós da área técnica e que temos o sonho de ver um sistema de gestão implantado e funcionando para garantir que nossos produtos não ofereçam risco a nossos consumidores, buscamos mais do que ter um certificado pendurado na parede, mais do que procedimentos extensos e guardados na gaveta. E esta pode ser uma necessidade para fazer com que este sonho se torne realidade.
Sei que requerer o aumento dos dias de uma auditoria tem muitos aspectos de influência… isso significa no mínimo aumentar o custo da auditoria e mais tempo do auditor avaliando nossos processos em quantidade ou profundidade, mas acontece de em algumas circunstâncias termos um dimensionamento inadequado, mesmo considerando todas as premissas de quantidade de estudos, número de processos, funcionários, etc.
Aqui não estou dizendo que o dimensionamento “inadequado” é intencional. Estou dizendo que o cálculo estatístico funciona na maioria das ocasiões, mas pode ser que para a sua realidade ele necessite de pequenos ajustes.
Nós que conhecemos o processo da nossa empresa melhor que o organismo certificador, melhor que o auditor líder, nós entendemos a complexidade da operação e muitas vezes temos uma percepção mais refinada para saber se o tempo será suficiente ou não para uma avaliação adequada das informações e das entrevistas durante uma auditoria.
E esta solicitação é possível de ser feita, mas antes de fazê-la, recomendo fortemente que haja o alinhamento e consenso da direção.
Não me entendam mal, o objetivo desta solicitação não é prejudicar as áreas auditadas, nem tampouco ter aquela “vingança” sobre um gestor ou processo que não costuma seguir as regras. Esta é uma decisão que visa termos uma avaliação adequada da amostragem do processo e não uma avaliação superficial.
Este conceito também é aplicável quando pensamos na divisão dos horários para os assuntos / áreas. Se temos dúvidas de que o tempo será suficiente, converse com o auditor líder!
Claro que esta situação não é exclusiva de segurança de alimentos. Este conceito pode ser aplicável ao sistema de gestão da qualidade, meio ambiente, segurança e saúde ocupacional, gestão de riscos.
Agora me conta…. você já se imaginou pedindo para ser auditado mais um pouquinho?
