Tão importante quanto construir um programa que funcione é construir uma sólida equipe de auditores internos qualificados que sejam capazes de garantir que os seus programas sejam avaliados minuciosamente atendendo às expectativas necessárias antes mesmo da chegada de um auditor de segunda ou terceira parte.
Defina a equipe de profissionais qualificados e multidisciplinar para participar do elenco da auditoria interna. Deverá ser definido quais os requisitos específicos para a composição da equipe, evidenciados e qualificados por treinamentos documentados.
Se você espera que um auditor analise um Plano HACCP, essa pessoa deverá possuir habilidades necessárias para atender a esse requisito. Se for uma auditoria em laboratórios, essa pessoa deverá ter uma experiência, vivência profissional ou ter conhecimentos das Boas Práticas de Laboratórios (BPL) ou de um programa similar.
Por isso, a importância da criação de um time multidisciplinar!
O ideal é que todos os auditores internos recebam treinamentos sobre HACCP, programas de pré-requisitos e o esquema específico da indústria em que sua instalação está certificada ou deseja se certificar.
Seus auditores devem ter conhecimento suficiente na atividade em que estão sendo auditados. Se eles não tiverem conhecimento adequado do processo, um líder da equipe deverá ajudá-lo ou dar o correto suporte na auditoria até que eles tenham desenvolvido todas as habilidades para auditar de forma ética e profissional.
Muitas vezes é necessário um bom tempo e vivência prática para desenvolver e qualificar um auditor e torná-lo apto para auditorias.
À medida que os auditores ganham robustez e confiança em suas habilidades, eles aprendem o que precisam de fato para avaliar uma atividade para implementação efetiva.
Existirão conformidades e não conformidades, mas é importante manter o seu time informado quando questões importantes são observadas. Esteja preparado para observar as deficiências significativas.
Caso algum requisito crítico seja evidenciado em desacordo com a segurança dos alimentos, este deve ser comunicado imediatamente à alta direção. Auditorias internas podem descobrir contaminações como infestação, alérgenos não declarados e condições insalubres. Todos os problemas importantes devem ser corrigidos imediatamente e prontamente comunicados à alta direção.
Existem várias técnicas que devem ser usadas durante uma auditoria interna na busca da conformidade.
Uma excelente técnica que os auditores usam para descobrir diversos problemas na atividade que está sendo revisada é a Trilha de Auditoria. Esta técnica é semelhante à investigação de causa raiz em que você continua perguntando por que algo ocorreu até chegar ao final da linha, da trilha. Em muitos casos, as questões observadas ao fazer as trilhas de auditoria poderão eventualmente ser atribuídas a treinamento ineficaz do pessoal da empresa.
Faça boas perguntas que exijam uma boa explicação. Essa técnica ajuda a avaliar se o pessoal entende a importância do correto procedimento e se o mesmo está de acordo com o que foi estabelecido. As perguntas devem ser bem formuladas para que os auditados exponham uma boa linha de explicação e contribuam com informações necessárias ao processo de auditoria.
Devem ser evitadas perguntas fechadas que aceitem como respostas somente o “Sim” e/ou o “Não”.
Uma outra boa técnica é completar a auditoria com um Diagrama de Fluxo onde teremos uma excelente abordagem do processo. Às vezes é referido como uma auditoria em linha reta e é útil no sentido de que você não vai perder nenhuma parte da operação. Descrever, analisar processos, ver procedimentos documentados, ver o fluxo de trabalho e operações.
O diagrama de fluxo mostrará um conjunto de processos de entradas e saídas, evidenciando todos os possíveis eventos onde poderá ou não conduizir a uma falha bem como destacar pontos de melhoria contínua no processo estudado, analisado, auditado.
Alguns auditores usam questionamentos sistemáticos para manter o controle e se concentrar na atividade que está sendo auditada.
Peça ao auditado para explicar a atividade que ele realiza. Solicite também que ele execute a atividade e reveja os registros que devem ser preenchidos. Pode soar simplista, mas é importante manter o foco na atividade que está sendo auditada.
As entrevistas são uma excelente maneira de avaliar se o pessoal realmente entende as atividades que estão realizando. Pedir para explicar verbalmente o que ele está fazendo permite que você perceba a organização à medida em que ele compreende a importância do seu trabalho e como ele o realiza.
As observações são necessárias para confirmar que as atividades estão sendo realizadas como planejadas e que as boas práticas em vigor estão sendo aplicadas de fato na sua totalidade.
As habilidades de observação dos auditores internos melhorarão a cada auditoria conduzida, concluída, permitindo que as deficiências encontradas no processo de auditoria tornem-se combustível para excelentes lições e aprendizados do time.
Fonte:
Agatha Oliveira
Muito esclarecedor. Obrigada