5 passos para controlar documentos do SGSA

Este artigo traz 5 passos para controlar documentos, um tema que pode parecer simples e banal, mas a eficácia deste controle é um requisito decisivo e extremamente relevante para o bom funcionamento do SGSA.

Isso é especialmente importante para evitar o uso de documentos obsoletos, ou seja, os que foram revisados e atualizados. Seu uso poderia gerar falhas operacionais, inclusive a geração de produtos não conformes, ou mesmo, potencialmente inseguros.

Controlar documentos não é um bicho de sete cabeças, é algo simples e fácil. No entanto, requer alguma organização e disciplina.

Segue um passo a passo para entender e atender ao requisito 7.5.3 das ISO 9001 e 22000, respectivamente para Sistemas de Gestão da Qualidade e de Gestão de Segurança de Alimentos, no que se refere ao controle da informação documentada:

PASSO 1) Tenha uma forma inequívoca de identificação do documento, cujo objetivo é permitir saber de forma fácil se uma cópia em uso é a versão mais atualizada. Isso pode ser feito mediante um código, um número de versão ou mesmo pela própria data de revisão;

FIGURA 1: Exemplo de cabeçalho de documento.

PASSO 2) Saiba onde cada documento está disponível, a fim de recolhê-lo quando isso for necessário. Documentos usados sem rastreio de localização podem ser um grande problema. Cuidado com fotocópias indevidas;

PASSO 3) Sempre que um documento requerer uma revisão, ele deve ser reaprovado, preferencialmente, por alguém que tenha responsabilidade e autoridade sobre as operações onde sua aplicação será utilizada, garantindo-se assim que o documento seja pertinente e completo;

PASSO 4) Recolha o documento obsoleto e substitua-o pelo documento revisado, sendo que o mais indicado é que apenas a cópia em sua última versão fique disponível no local de uso, evitando assim confusões pelos usuários;

FIGURA 2: Modelo de matriz de controle de documentos para atender aos passos 2, 3 e 4.

PASSO 5) Treine as pessoas que fazem uso deste documento sobre as mudanças ocorridas. Uma dica é marcar as mudanças com uma cor diferente ou outra forma que  chame a atenção, a fim de facilitar a identificação daquilo que foi modificado da última versão para a que estará em uso.

FIGURA 3: Exemplo de formas de identificar mudanças nos documentos.

Para controlar documentos, o importante é, acima de tudo, ter disciplina e organização, fazendo as devidas revisões e reaprovações quando necessárias, substituindo as versões obsoletas pelas atualizadas e garantindo os treinamentos sempre que cada documento for revisado.

Uma dica é que menos é mais, simplicidade ajuda!

Sobre a criação de documentos, indico conhecer o artigo Cuidado para não transformar seu sistema de gestão num cartório!, nele há dicas valiosas.

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