O relatório de auditoria é um documento que formaliza todos os eventos e ocorrências surgidas durante uma auditoria. É através dele que o auditor apresenta o que foi examinado e auditado, destacando os pontos positivos, pontos negativos e as suas conclusões, tornando claro para a organização o que está indo bem e o que precisa ser melhorado.
O relatório deve ser elaborado com muita atenção e clareza. Alguns auditores falham nessa formatação e acabam criando ruídos e problemas logo após a auditoria realizada. O relatório precisa ter clareza, objetividade e imparcialidade. Ele direcionará a organização para que tome as ações assertivas para a melhoria do sistema de gestão e segurança dos alimentos.
O relatório de auditoria representa a conclusão do que foi verdadeiramente vivenciado e evidenciado na auditoria. É a fotografia revelada da auditoria.
A finalidade do relatório de auditoria é retratar o cenário atual e provocar uma mudança positiva nos processos não atribuindo culpa a ninguém. Um relatório bem elaborado precisa relatar o resumo das não conformidades apuradas e todas as observações e considerações tomadas quanto à eficiência do Sistema de Gestão e Segurança de Alimentos, as recomendações para melhoria, e as informações como: escopo, exclusões e objetivos, identificação dos membros da equipe de auditoria, data, local auditado, plano de auditoria e alguns documentos avaliados na condução e quem foram as pessoas entrevistadas. O relatório de auditoria é de propriedade do cliente e deve ser tratado com confidencialidade e protegido pelos membros da equipe e pelos colaboradores designados a recebê-lo.
Alguns passos simples são extremamente importantes para auxiliá-lo na correta elaboração do relatório. Além de tornar o texto mais objetivo, ele será visto com maior interesse e credibilidade pelo auditado, isso facilitará o entendimento e a tomada de decisão dos gestores.
Cuidados devem ser tomados durante toda a elaboração do relatório. Destaque os benefícios da auditoria identificando sempre as oportunidades de melhoria e a robustez do sistema de gestão. Concentre energia positiva e evite buscar culpados ou dizer que determinada pessoa ou setor falhou. Encare os problemas de forma universal e não produza um relatório evasivo, que escape do objetivo principal. Evite aplicar termos técnicos desnecessários e por fim não é nada interessante exaltar o trabalho realizado pelo auditor. O relatório deve ter uma linguagem de fácil entendimento.
Tem-se um relatório de auditoria como um falso documento confidencial. É uma falsa sensação de segurança. Provavelmente tais relatórios podem não permanecer internamente e atravessar as barreiras físicas e virtuais da empresa. Cuidado com o que você escreve e com as informações que você registra.
Leia bem os seus relatórios com os olhos do público. Eles entenderão o seu texto? Você descreveu os fatos claramente? Qual ação é exigida deles? Eles entenderão a mensagem?
Use frases curtas. Evite repetir informações. Escreva claramente cada parágrafo. Revise seu relatório quantas vezes achar que é necessário. Evite poluir com muitas siglas sem tornar claros seus significados.
Relatórios de auditoria devem promover uma clareza dos fatos. Escreva detalhadamente a constatação, a evidência e qual o requisito que não foi atendido.
- CONSTATAÇÃO: diga realmente o que não funcionou ou não foi eficaz! É a visão geral da constatação.
- EVIDÊNCIA: diga o que não foi “bem feito”. A deficiência deve ser sustentada pela evidência objetiva.
- REQUISITO: diga o que precisa ser de fato cumprido. Resumo do requisito não atendido!
Para o melhor gerenciamento das atividades de acompanhamento, considere o uso do Relatório original como um processo de acompanhamento. Insira colunas em branco à direita, para preencher com o responsável o status da ação. Elabore um relatório que seja formatado para ação e gerenciamento.
O acompanhamento efetivo do relatório é fundamental para a ação corretiva. Determine prioridades, identifique responsabilidades, atribuições e prazos. Se o relatório for escrito com boa estrutura, pode-se utilizar o próprio relatório como uma ferramenta de gerenciamento para atividades de acompanhamento.
O auditor deve concluir o relatório com uma seção de sugestões de melhoria para organização. Seja positivo e concentre-se no que está acontecendo no momento e em como os pontos fortes da empresa podem ser aplicados nas áreas ou nos processos que foram detectados como ineficazes.
Seja específico e muito claro sobre quais aspectos não estão em conformidade com os padrões estabelecidos, e quais ações devem ser implementadas para assegurar a conformidade.
Seja preciso e breve nas recomendações. Inclua apenas as informações e os detalhes realmente necessários.
Lembre-se que esses relatórios serão lidos por grandes executivos e alguns deles não têm muito tempo para extensas e complexas leituras. Os auditores devem apresentar os resultados de forma clara e objetiva, para que a liderança possa compreender a situação e atuar de forma assertiva em prol da melhoria contínua.
Escrever um excelente relatório não é uma tarefa fácil. Relatórios eficazes são precisos, factuais e bem estruturados. Verifique com os leitores/auditados se os seus relatórios são concisos, factuais e bem estruturados. Quando os relatórios ficam mais curtos, alguma coisa está funcionando corretamente. Boa escrita é uma habilidade natural para alguns e aprendida por outros; mas uma vez aprendida ficará sempre com você!
Um relatório mal elaborado e apresentado poderá permitir a contestação do auditado ou possibilitará à direção da empresa fazer uma má avaliação de todo um trabalho realizado, traduzindo como desrespeito e desconfiança do valor da auditoria e causando a desmoralização do próprio auditor.
Fuja dos problemas na elaboração de um relatório e aprenda, de fato, a redigir um relatório de sucesso!
Fonte: https://www.qualityassurancemag.com/article/qa0615-effective-inspection-reports/
