Reclamações de clientes: como lidar com elas?

Quando se fala em reclamações de clientes, tem-se logo uma impressão negativa, visto que para que elas ocorram, deve haver a insatisfação ou não atendimento do consumidor com relação ao produto adquirido. No entanto, primeiramente, devemos entender que o consumidor atual mudou, está mais exigente, conhecendo e entendendo seus direitos e as vantagens de exercê-los, tudo isso devido à própria evolução que a área alimentícia tem passado nos últimos anos, com novas legislações em rotulagens, alergênicos, recolhimento, etc.

Outro ponto importante é que, em contrapartida do pressuposto negativo da reclamação, as empresas devem enxergar que elas trazem melhorias ao processo produtivo, considerando que o consumidor é sim extensão do controle da qualidade, e essa proximidade torna-se uma ferramenta fundamental para a fidelização desse cliente. Claro que isto só ocorre se a reclamação for tratada de forma séria. Por isso, abaixo mencionamos alguns pontos que podem ajudar na condução das reclamações:

– Ter empatia: busque entender o problema sob o ponto-de-vista do consumidor, colocando-se de fato no lugar dele, pois ele não conhece e nem tem a obrigação de conhecer seu processo e suas garantias para a qualidade;

– Não minimizar o problema do reclamante: Não tente diminuir ou convencer o cliente de que o problema não é tão ruim, pois pode parecer que você não está dando a devida importância para o ocorrido, fazendo com que o consumidor fique ainda mais descontente. Independentemente da reclamação, o importante é você abraçar a causa e buscar a solução, pois é justamente essa posição que vai fidelizar este cliente, que até então, se encontrava insatisfeito;

– Agir rápida e eficazmente: Sabemos que o brasileiro adora deixar as coisas para última hora. Isto torna os processos demorados, muitas vezes abusando da paciência do consumidor. São tratados de forma ágil apenas os casos públicos, ou seja, quando viralizam em redes sociais, onde a visibilidade é maior e há testemunhos do retorno da empresa quanto à reclamação. No entanto, essa rapidez deve ser generalizada, justamente para que o consumidor, que já não está acostumado com esse tratamento, seja surpreendido positivamente. Ele entenderá que problemas, sim, existem; no entanto, a capacidade de solucioná-los (substituição, substituição e brinde ou reembolso) e a atenção recebida podem fazer com que o ele não se arrependa de ter adquirido o referido produto, passando, inclusive a admirar a empresa.

– Ter sistemática simples para a reclamação: Solicite apenas informações fundamentais para realizar a rastreabilidade e conseguir retornar ao consumidor (data de fabricação, lote, nome do consumidor, telefone de contato, etc), evitando fazer com que o cliente relate o que já foi dito, ou preencha formulários com informações que já foram relatadas;

– Fazer pós-atendimento: Faça uma gentileza ao seu cliente após o atendimento. Telefone, faça uma cortesia, mande um cartão, para que ele tenha a melhor impressão e lembrança da sua empresa, pois é a imagem dela que está em risco.

O convite é para que as empresas façam do atendimento ao cliente (reclamação) uma oportunidade de crescimento, de aprendizado verdadeiro, aproveitando para levantamento de dados e realização de análises, estatísticas, uso de Diagrama de Pareto 80/20, Ishikawa, entre outras ferramentas da qualidade, justamente para que se chegue à causa raiz e não se tenha mais esses problemas.

Cabe ressaltar a importância de se ter conhecimento das legislações cabíveis e do Código de Defesa do Consumidor. O atendente, para cada reclamação que houver, deve perguntar a si mesmo: Como eu gostaria de ser atendido? E agir da mesma forma.

Jhonatas Faustino de Moraes é Químico Industrial, especializado em Gestão da Segurança de Alimentos e Estratégia de Negócios, Auditor Interno das Normas ISO 9001:15, FSSC 22000 e BRC. Atua há 7 anos na área alimentícia entre Pesquisa e Desenvolvimento e Qualidade e Segurança dos Alimentos. Atualmente é Gestor da Qualidade e Segurança dos Alimentos em indústria de massas alimentícias.