A implementação de soluções digitais pode ajudar os processos de segurança de alimentos, forçando os colaboradores a modificar seus comportamentos e realizar um forte monitoramento do processamento com mais segurança. A maioria das indústrias ainda conta com check lists e planilhas manuscritas mantidas em pastas ou pranchetas. Check list e registros de papel estão sujeitos a erros humanos e podem ser destruídos, perdidos ou extraviados, sendo também susceptíveis a diversos riscos. Os colaboradores não têm ideia do preço que os erros podem causar à indústria de alimentos.
Em um mundo de lápis e papel, gestores não têm como identificar com detalhes onde as falhas estão ocorrendo.
Check lists digitais ajudam a manter os colaboradores honestos!
Em alguns casos, a integridade e fidelidade dos colaboradores podem ser questionadas. Há colaboradores que preenchem check lists e registros para todo o final de semana já na sexta-feira! Em outros casos, nos deparamos com colaboradores que manipulam preenchimentos de check lists quando sabem que gestores ou inspetores estão a caminho para realizar auditorias.
O sistema digital fornece controles contra esse tipo de fraude. Os colaboradores só podem acessar os check lists dentro de uma janela de tempo e o tempo de conclusão deles é monitorado para garantir que eles não sejam adiantados nem atrasados demais. Check lists digitais podem virtualmente eliminar uma fraude casual (uso de lápis/borracha) resultante da negligência de alguns colaboradores.
Um estudo da Universidade de Washington analisou o comportamento dos colaboradores em quase 400 estabelecimentos de alimentos nos EUA e descobriu que o monitoramento baseado em tecnologia estava associado a uma redução de 22% no roubo por colaboradores. Este mesmo princípio aplicou-se à segurança de alimentos. Quando os colaboradores sabem que suas ações estão sendo gravadas e monitoradas, eles são menos propensos a se envolver em práticas fraudulentas. Os colaboradores mudam de comportamento quando sabem que estão sendo observados ou acompanhados.
Soluções digitais podem ajudar a catalisar mudanças nos comportamentos dos colaboradores e contribuir com o programa de segurança de alimentos tornando-os responsáveis e facilitando para que compreendam e concluam corretamente os processos de segurança de alimentos. Listas e soluções digitais fortalecem e suportam o desempenho dos colaboradores.
Soluções digitais contribuem para um sistema consistente e confiável, ao contrário de check lists de papel preenchidos a lápis, que podem deixá-lo à mercê dos colaboradores.
Cada vez mais gestores experientes estão adotando o uso de check list e planilhas digitais, mudando assim para uma plataforma digital bem projetada que poderá ajudar a manter a conformidade e a reduzir erros na planta operacional de alimentos. Com a plataforma digital, você poderá:
- Acessar várias fontes de informação em um único local
- Melhorar a eficiência operacional
- Melhorar o controle gerencial
- Reduzir fraudes (se estes forem preenchidos a lápis)
- Melhorar a visibilidade da unidade
- Reduzir o desperdício de papel
Quando todos os seus check lists e registros estiverem alojados em uma única plataforma, com uma interface interativa, os colaboradores estarão mais propensos a usá-los adequadamente.
O que procurar em um aplicativo de check list digital
Nem todos os check list digitais criados são iguais. A eficiência depende de um aplicativo que seja flexível o suficiente para atender às suas necessidades e os requisitos específicos do seu sistema de gestão. Uma plataforma complicada que agrega funcionalidade, mas sacrifica a simplicidade, é uma receita certa de não conformidade e ineficiência operacional.
O sistema escolhido deve ser intuitivo e fácil de usar. Se o colaborador não conseguir compreender o sistema com apenas alguns minutos de treinamento, provavelmente este aplicativo apresentará um grau de complexidade e será difícil a sua utilização operacional.
Uma plataforma bem projetada permitirá que você faça coisas como:
- Registrar dados precisos de monitoramento de vários parâmetros
- Manter todos os registros completos de monitoramento
- Integrar check list operacionais
- Realizar as auditorias internas da qualidade
- Registrar e Monitorar a conformidade de limpeza
- Monitorar os processos de produção
As soluções digitais desencadeiam várias ações de segurança como lembretes, lista de verificação digital, incorporação de feedback, dicas visuais e solicitações corretivas diretamente no aplicativo, tudo para que possa ser instantâneo.
- Se o colaborador estiver prestes a perder a lista de verificação, o sistema poderá enviar a ele ou ao seu gerente um alerta.
- Se o colaborador não sabe como realizar um check, o sistema poderá fornecer instruções na tela, incluindo imagens visuais.
- Se o colaborador tentar pular um item, o sistema não permitirá que ele avance.
- Se uma entrada estiver fora de especificação, o sistema poderá solicitar ações corretivas.
Por meio desse tipo de educação repetitiva, a solução digital pode gerar um comportamento consistente, adequado e um forte monitoramento pontual.
Veja o que procurar em um aplicativo:
Fácil de usar. A tecnologia supostamente facilita a vida, mas às vezes torna nossas vidas ainda mais complicadas. Só porque algo é elogiado como “high-tech” não significa que é a melhor solução. Faça algumas perguntas ao escolher um aplicativo para o seu registro digital.
- É fácil navegar?
- Ele avança automaticamente entre as seções, em vez de forçar os usuários a navegar em várias telas para concluir um único item de linha?
- O aplicativo exige que os usuários insiram dados de uma sonda portátil manualmente, ou faz interface automaticamente com uma sonda portátil sem fio, eliminando a necessidade de entrada de dados?
Detecção e resolução de problemas. Um sistema digital pode ajudar, não apenas identificando desvios, mas facilitando a ação corretiva. O sistema pode sugerir realizar alguma ação corretiva para correção de qualquer desvio de processo. O sistema indica ações corretivas automaticamente quando um problema é identificado.
Recursos de detecção de fraude. Em um mundo perfeito, todos obedeceriam ao código de ética. Infelizmente, sempre há aqueles que contornam a verdade, cortam atalhos ou cometem fraudes numa organização. Provavelmente você já realizou uma auditoria surpresa e em alguns momentos já verificou a conclusão ou preenchimento total de planilhas e check lists mesmo antes do final do dia ou final da semana. O sistema do uso de papel e lápis não fornece controles de exatidão e veracidade. A solução digital ajuda a combater irregularidades e limita o acesso aos seus check lists a determinados intervalos de tempo, analisando entradas para anomalias, rápida conclusão ou valores idênticos em todos os campos. O sistema detectará entradas questionáveis e solicitará que os gestores investiguem em tempo hábil.
Escolha um sistema que permita adicionar recursos à medida que suas necessidades mudem e sua operação cresça.
Gerenciamento de dados remotos e relatórios. Escolha um sistema que ofereça acesso remoto a gráficos detalhados, dados de conclusão de check lists, planilhas de monitoramento, ações corretivas e alertas de gerenciamento com o clique de um botão – em tempo real.
Notificações em tempo real. Se houver um problema, alguém responsável precisará saber disso imediatamente. O sistema escolhido deve enviar um e-mail, uma mensagem de texto ou solicitar que um representante ao vivo faça uma chamada quando algo não atender aos parâmetros de especificações. As notificações em tempo real são importantes quando os desvios ocorrem e há redução de pessoal no local de processo.
Vale a pena investir em check list e planilha digital?
A tecnologia está revolucionando a indústria de alimentos. Fazer a mudança para sistemas digitais pode ajudá-lo a garantir a conformidade em seus controles e monitoramentos. Um sistema bem projetado deve ser fácil de usar, eficiente e eficaz. Quando implementada corretamente, a conversão para digital pode reduzir o tempo e concluir os registros no papel em 50%. Imagine todas as coisas que sua empresa poderia realizar com esse tempo extra! Consulte uma empresa que possa dar o melhor suporte e garanta o seu sucesso e a sua segurança!
Fontes de Pesquisa:
https://hbr.org/2014/09/how-being-filmed-changes-employee-behavior
