Guia de Auditoria sobre questões de mudanças climáticas, conforme a ISO

O Auditing Practices Group (APG) elaborou um guia denominado “Auditando questões de mudanças climáticas na ISO 9001”  (“Auditing Practices Group Guidance on: Auditing Climate Change issues in ISO 9001” ) para orientar os auditores  de 1ª, 2ª e 3ª parte na avaliação de questões climáticas dentro dos sistemas de gestão.

Em alinhamento com as Diretrizes ISO 19011:2018, o guia enfatiza a necessidade de manter objetividade e neutralidade ao auditar a relevância das mudanças climáticas para a organização. O papel do auditor é avaliar se a organização determinou se as mudanças climáticas são relevantes ou não em relação ao seu sistema de gestão e seus resultados pretendidos e, em caso afirmativo, como elas são abordadas no sistema de gestão de forma eficaz.

Conforme destaca Richard Green, fundador e proprietário da Kingsford Consultancy Services, em artigo publicado pelo CQI e IRCA, este guia é uma ferramenta essencial não apenas para empresas certificadas na ISO 9001, mas também para aquelas com outras certificações ISO. Assim, sua metodologia abrange, por exemplo, as normas ISO 22000 e FSSC22000v.6 (#5 do BoS). Além disso, o guia fornece orientações práticas que auxiliam tanto auditores quanto empresas auditadas a assegurar a conformidade e a excelência na gestão, abordando as mudanças climáticas de forma estruturada e baseada em evidências.

A JTCG (Joint Technical Coordination Group) esclarece que essas alterações não obrigam a organização a adotar iniciativas climáticas, como por exemplo a redução da pegada de carbono ou emissões de gases de efeito estufa (GEE), a menos que sejam consideradas relevantes e definidas como metas pela própria organização.  O foco principal da auditoria deve ser evidenciar se a organização considerou a mudança climática como um potencial problema (impactando diretamente ou sendo impactado pela mudança climática) influenciando sua capacidade de atingir os resultados pretendidos no seu sistema de gestão. Em sistemas de gestão integrados, a questão climática deve ser abordada sob diferentes perspectivas, considerando seus efeitos em áreas como meio ambiente, saúde ocupacional e finanças e é provável que uma mesma questão seja analisada sob diferentes perspectivas de forma holística, com possíveis sobreposições, como por exemplo design de produto considerando aspectos ambientais.

Os responsáveis pelos programas de auditoria devem ajustar a equipe para incluir conhecimentos sobre as novas iniciativas climáticas da organização (caso a organização identificar a mudança climática como uma questão relevante), sem exigir que os auditores sejam especialistas. Eles devem ser capazes de avaliar como as mudanças climáticas impactam o sistema de gestão e foram integradas nos processos relevantes.

A conformidade pode ser comprovada através de entrevistas e registros, como análise de risco, auditoria interna e revisão de gestão. Embora a falta de consideração clara possa resultar em uma não conformidade menor em relação às seções 4.1 ou 4.2 dos padrões de gestão, no início da implementação, isso provavelmente será identificado como uma Oportunidade de Melhoria (OFI). Se a organização determinar que as mudanças climáticas são irrelevantes para seu sistema de gestão, os Órgãos de Certificação avaliarão a eficácia dessa decisão.

Processo de Auditoria

Do ponto de vista de um auditor, é crucial integrar as mudanças climáticas ao processo de auditoria, analisando como elas interagem com todas as cláusulas pertinentes. Embora a abordagem de auditoria para a ISO permaneça inalterada, novas perguntas foram introduzidas para compreender como essas mudanças impactarão e orientarão o sistema de gestão de uma organização. O auditor deve estar atento a como essas mudanças influenciarão todo o sistema de gestão da organização, considerando os seguintes aspectos:

1. A organização identificou se as mudanças climáticas são uma questão relevante?
2. A determinação da organização está em conformidade com os requisitos legais e regulamentares aplicáveis aos seus produtos e serviços?
3. A avaliação da organização está alinhada com seus requisitos contratuais?

Segundo os exemplos fornecidos pelo guia Auditing Climate Change Issues in ISO 9001, as organizações podem adaptar suas práticas de auditoria para atender às exigências específicas das normas ISO 22000 e FSSC22000v.6. Esses exemplos ilustram como a consideração das mudanças climáticas pode ser integrada em sistemas de gestão mais amplos, fortalecendo a resiliência organizacional:

4.1: Novo requisito: A organização deve determinar se a mudança climática é uma questão relevante.

As considerações de auditoria para os impactos das mudanças climáticas decorrentes de questões externas e internas podem incluir:

a)       Alterações em requisitos estatutários ou regulamentares, tais como restrição ao uso de determinados materiais, circularidade do produto, ciclo de vida do produto, origem do produto, declarações ambientais.

b)      Uso de materiais renováveis de base biológica.

c)       Impactos potenciais nos produtos e serviços ou nos processos de sistema de gestão da qualidade (e segurança de alimentos), por mudanças determinadas em outras disciplinas do sistema de gestão, por exemplo, necessidade de reduzir o consumo de energia, reduzir o desperdício, reutilizar ou reciclar materiais.

d)      Vida útil prolongada de produtos, serviços pós-entrega e assistência

e)       Requisitos para migrar para produtos e serviços neutros em carbono.

f)       Problemas que impactam os processos e a infraestrutura, devido à energia e outras considerações.

g)      Vulnerabilidade da organização para entregar seus produtos e serviços devido à maior frequência de tempestades, incêndios, secas, que podem implicar em desabastecimento ou dificuldades na distribuição. (Nota da colunista: avaliar se sua empresa já possui o Sistema de Gestão de Continuidade de Negócio a partir dos planos de Contingência que faz parte da Gestão de Risco. Boas referências são a PAS 200, ISSO 22301 e isso 31000).

h)      Preocupações relacionadas ao conhecimento global e controle da cadeia de suprimentos em questões relacionadas às mudanças climáticas.

i)        Tendências de mercado em sustentabilidade de produtos e serviços e informações e sinistros relacionados.

j)        Produtos e serviços concorrentes com potencial melhor desempenho em questões relacionadas às mudanças climáticas.

4.2: NOTA: As partes interessadas relevantes podem ter requisitos relacionados com as mudanças climáticas

A organização determinou a existência de requisitos aplicáveis relacionados às mudanças climáticas de partes interessadas relevantes?

Partes interessadas, como clientes, consumidores e autoridades regulatórias, podem ter expectativas específicas sobre mudanças climáticas. É fundamental alinhar as estratégias da organização com essas expectativas e cumprir as exigências legais. O auditor deve avaliar como essas questões são integradas no sistema de gestão da qualidade (e segurança de alimentos).

Exemplos:

1. Requisitos estatutários e regulatórios, ambientais ou de mudanças climáticas para o produto ou serviço prestado e aqueles que afetam a capacidade da organização de fornecer esse produto ou serviço.
2.  Requisitos do cliente em relação a mudanças climáticas, sistemas de descarga zero de efluentes ou requisitos de carbono neutro dos produtos. (Nota da colunista: é muito provável que durante a auditoria perguntem se há algum requisito do cliente relacionado às mudanças climáticas com o qual você concordou em seus contratos)
3. Políticas e estratégias corporativas.
4.  Requisitos relacionados à informação do produto sobre aspectos relacionados à mudança climática (sustentabilidade da origem, reutilização, reciclabilidade, fim de vida, carbono incorporado, rotulagem “greenwashing”), incluindo declarações sobre o produto e os requisitos legais, estatutários e outros existentes associados.
5. Mudanças nos códigos e normas da indústria relacionados às mudanças climáticas.
6. Acordos ambientais com grupos comunitários ou organizações não governamentais.
7. Licenças, alvarás ou outras formas de autorização ambiental.
8. Requisitos relacionados às mudanças climáticas em processos como embalagem, fabricação, manutenção, logística, entre outros.

Abordagem das questões determinadas como relevantes pela organização

Se a organização determinou que existem questões relevantes ou requisitos de clientes e outras partes interessadas relacionados às mudanças climáticas, o próximo passo para o auditor é avaliar como essas questões são abordadas no Sistema de Gestão da Qualidade (e segurança de alimentos) seguindo os mesmos caminhos de quaisquer outras questões. A seguir, são apresentados alguns exemplos não exaustivos de perguntas e aspectos relacionados para que o auditor avalie como a organização está lidando com essas questões.

4.3 Determinando o escopo do SGQ

Essas questões relevantes de mudanças climáticas impactam o escopo ou alteram a aplicabilidade de certos requisitos ou e quaisquer mudanças em produtos e serviços?  Há necessidade de alterar o escopo do SGQ?

Quando as normas mencionam “escopo”, observe que não estamos nos referindo ao escopo que está no seu certificado de registro do organismo certificador. O que você precisa ter é um escopo documentado para o seu site que aborde como o seu sistema de gestão específico trata questões como:

1. as questões externas e internas referidas em 4.1;
2. os requisitos das partes interessadas relevantes referidos em 4.2;
3. os produtos e serviços da organização.

Exemplos:

1. A organização considerou mudar de local devido ao maior risco de alagamentos em sua localização atual.
2. A organização recebe diferentes produtos e serviços.
3. A organização não aplicou desenvolvimento de produto, mas mudanças em matérias-primas ou processos determinaram a necessidade de sua aplicabilidade.

6.1   Ações para abordar riscos e oportunidades

A organização considerou essas questões para determinar riscos e oportunidades?

As questões de mudança climática impactam em algum ponto do fluxo de valor de uma organização (dos requisitos do cliente à satisfação do cliente)?

Nota da colunista: Aproveite a matriz de risco que sua empresa já utiliza e inclua uma coluna de oportunidade para abordar quaisquer questões relacionadas às considerações sobre mudanças climáticas.

Exemplos:

1. Essas questões levam a mudanças no suporte, como infraestrutura, equipamentos de monitoramento e medição, conhecimento, comunicação ou outros?
2. Há mudanças pertinentes nos processos operacionais?
3.  Mudanças no que precisa ser monitorado e medido?
4. Quais são os riscos que precisam ser abordados?
5. A organização identificou novas oportunidades?

–     Novos produtos e serviços ou mudanças nas ofertas existentes:

o    Oportunidades de financiamento para mudanças em sua infraestrutura e processos

o    Comunicação relacionada a produtos e serviços que abordam questões relacionadas às mudanças climáticas.

o    Novos mercados para seus produtos e serviços

–   A organização determinou como os riscos e oportunidades identificadas impactam os resultados pretendidos do SGQ (e segurança de alimentos)?

–      Quais são as ações planejadas para esses riscos e oportunidades?

 6.3 Gestão de mudanças

Potenciais riscos e oportunidades determinados ou mudanças de escopo implicam mudanças no sistema de gestão e seus processos? As ações planejadas consideraram todos os itens referidos em 6.3 a) a d).?

Ao atualizar documentação ou processos, é importante implementar uma Gestão de Mudanças (MOC) formal para garantir que as novas atividades atinjam os resultados esperados e tomar ações corretivas se necessário. Embora não seja obrigatório documentar, organizações que mantêm algum tipo de registros de MOC podem considerar incluir referências às mudanças climáticas.

7.1 Recursos

Se as questões de mudanças climáticas foram consideradas relevantes, como isso afeta os recursos para alcançar a conformidade e fornecimento de produtos e serviços?

Espera-se que a liderança avalie se recursos adicionais serão necessários para abordar as mudanças climáticas, como treinamento adicional, consultores externos ou novos equipamentos. É essencial considerar todos os aspectos e impactos relevantes durante o planejamento. Também é importante demonstrar como a organização está se preparando para o futuro, incluindo possíveis solicitações de melhorias de capital para atender a essas necessidades de recursos.

Exemplos:

1.  Como as considerações sobre as mudanças climáticas impactam o ambiente para a operação dos processos (7.1.4)?
2.  Como a organização determina uma fonte de conhecimento apropriada para basear suas decisões (7.1.6)?

 8.  Operações

Se as questões relativas às alterações climáticas foram determinadas como pertinentes e não implicam alterações no SGQ, nem no seu âmbito de SGQ, já são tratadas dentro das disposições do SGQ atual?

Muitas empresas possuem programas de reciclagem ou reutilização, o que é um bom ponto de partida para revisar suas operações diárias, implementar em mais áreas pode aumentar a eficiência. Métodos como Six Sigma ou Lean que buscam tornar a operação mais eficaz, na maioria dos casos ajudam a otimizar operações, economizando tempo e custos de energia, demonstrando um impacto positivo nas mudanças climáticas. Auditorias internas também são úteis para envolver a equipe na busca por maneiras de melhorar processos, contribuindo para novas ideias e soluções na cláusula 6.1.

Exemplos:

1.  Identificação e rastreabilidade únicos dos produtos a fontes sustentáveis de matérias-primas,
2. Nomeação de pessoas competentes, incluindo as qualificações exigidas,
3. Atividades pós-entrega, como reciclagem e disposição final,
4. Evidência de conformidade com os critérios de aceitação,
5. Controle das saídas não conformes

9.  Avaliação de Desempenho

Caso questões relevantes relacionadas às mudanças climáticas tenham sido determinadas pela organização, estas podem ter necessidades específicas de monitoramento e medição, eventuais implicações no monitoramento e mensuração da satisfação dos clientes ou mudanças no programa de auditoria.

A maioria das organizações já monitora suas operações diárias, semanais e mensais por meio de Scorecards ou KPIs.  Provavelmente, você já tem métricas relacionadas a diferentes usos de serviços públicos que agora também podem ser usadas para abordar as mudanças climáticas. Os esquemas da 14001 e 50001 podem servir de referência para benchmarking de método. Além disso, a ISO desenvolveu padrões e documentos de orientação que podem apoiar a melhoria contínua relacionada às mudanças climáticas. Em resumo, essa nova ênfase na mudança climática pode ser vista como uma extensão dos esforços contínuos de sua organização para aprimorar suas operações.

Exemplos:

1. Fontes confiáveis de informações e dados, externos ou internos
2. Monitoramento e mensuração do impacto organizacional, resultados das mudanças introduzidas

Espera-se também que os inputs da análise crítica pela direção considerem quaisquer mudanças relacionadas a esta questão de contexto, e os resultados análise crítica pela direção possam incluir decisões relacionadas, incluindo oportunidades de melhoria.

Preocupações específicas

Cabe à organização determinar se e como as questões de mudanças climáticas impactam o SGQ e seus resultados pretendidos.

Para os auditores, é necessária atenção especial para reclamações de produtos e serviços relacionadas a questões de mudanças climáticas, como acontece com outras declarações feitas pela empresa sobre seus produtos, pois a organização deve demonstrar que garante que pode atender às demandas pertinentes dos clientes (8.2.1 b).

Muitas dessas declarações podem implicar metodologias específicas para monitoramento e medição, podem exigir verificação adicional de terceiros ou estar sujeitas a requisitos estatutários e regulamentares. Auditar os métodos usados para determinar essas declarações pode estar fora dos objetivos de uma auditoria ISO 9001. No entanto, os auditores devem estar cientes dos requisitos relacionados a essas declarações para que possam avaliar se a organização pode demonstrar que as declarações podem ser cumpridas ou se há risco para a integridade do sistema de gestão da qualidade (e segurança de alimentos), especialmente em auditorias de certificação por terceiros.

Leia também:

1.       Mudanças Climáticas e as normas de SG [link]

2.       Agora Mudanças Climáticas virou tema no FSSC 22000. O que eu faço? [link]

3.       As mudanças climáticas e os impactos na segurança de alimentos [link]

4.       Mudanças climáticas e o futuro da segurança dos alimentos- perspectiva da FAO [link]

Referências

·         Auditing Climate Change (CQI/IRCA) [link]

•    Auditing Practices Group Guidance on: Auditing Climate Change issues in ISO 9001 (Edition 1– Mar/2024) [link]
  

·         Managing Changing Climate (CQI/IRCA) [link]  

·         Taking Action Climate Change (CQI/IRCA) [link]

·         ISO Climate Change: The Ongoing Story [link]

·         Deciphering the latest changes to the Harmonized Structure [link]