No momento de solicitar um orçamento para uma certificação, às vezes nos deparamos com propostas com tempos distintos entre diferentes organismos de certificação. Daí nos perguntamos: se existem regras para o cálculo da duração de uma auditoria, por que existe esta diferença? Erro no cálculo? Pressão comercial? Vamos tentar explicar aqui com o exemplo do dimensionamento de uma certificação na norma FSSC 22000.
O tempo de duração de uma auditoria de certificação da FSSC 22000 deve seguir o previsto no Anexo II da Parte IV dos documentos de referência da norma.
O anexo descreve o tempo mínimo para cobrir os requisitos do esquema, ou seja, as certificadoras podem, ao seu critério, adicionar mais tempo, mas não usar menos tempo que o preconizado.
Para o esquema FSSC 22000 utiliza-se o tempo de duração (que inclui a preparação, auditoria em campo e relatório) de acordo com a cláusula 9.1.4 e Anexo B da ISO/TS 22003:2013, sendo que a certificadora deve adicionar de 0,5 a 1,0 homem-dia (4-8 horas de trabalho, dependendo do tamanho da organização) para a verificação da implementação dos Programas Pré-Requisito aplicáveis.
O tempo adicional da FSSC 22000 é de 0,5 dia para a avaliação dos pré-requisitos (incluindo prevenção a fraude e ‘food defense’) para empresas que tenham menos de 250 colaboradores e até 2 estudos HACCP e de 1,0 dia para organizações com 250 colaboradores ou 3 ou mais estudos HACCP.
O FTE – Full Time Employee leva em consideração o número equivalente total de colaboradores. Quando a empresa trabalha em turnos, com processos e produtos similares, o FTE é calculado com base no turno principal (maior turno), incluindo os colaboradores sazonais, mais os colaboradores administrativos.
Desta forma, vemos que o tempo de auditoria deveria ser padronizado, utilizando os critérios acima. Entretanto, as diferenças entre as certificadoras podem ocorrer em razão principalmente dos seguintes pontos:
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Utilização do número total de colaboradores, sendo que deve-se considerar o turno principal (Ex: administrativo + operacional adquele horário);
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Definição do número de estudos HACCP, o qual requer uma avaliação técnica do escopo, pois não é necessariamente o número de planos HACCP informado pela empresa, visto que existem diferentes formatos de planos e alguns utilizam um plano para cada sabor ou para cada linha de processo, tipo de embalagem, etc, com praticamente o mesmo processo produtivo, o que geraria um tempo adicional muito superior ao tecnicamente necessário. Outras vezes, ocorre o contrário, a empresa tem diversos processos produtivos, com tecnologias diferentes e incluem todos os fluxos em um único documento; em outras palavras, um estudo HACCP corresponde à análise de perigos por família de produtos/ serviços com perigos similares e tecnologia de processamento similar;
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Dimensionamento realizado por pessoa não técnica que não realiza a análise crítica das informações encaminhadas pelo cliente antes da aplicação das regras definidas pelo esquema.
Recomendamos que, quando notar uma diferença muito grande entre orçamentos, contate cada um dos representantes da certificadora e questione como foi realizado o cálculo do tempo. Opte por aquela que estiver embasada tecnicamente para o dimensionamento de acordo com o acima descrito. Menor tempo pode lhe custar auditoria complementar requerida pelo ente de acreditação no futuro e o tempo maior que necessário significa desperdício de recursos tanto financeiro como o tempo das pessoas envolvidas no processo, sem valor agregado adicional.
Juliani Kitakawa é engenheira de alimentos e gerente de certificação de alimentos e bebidas de uma certificadora.
