Como passar em uma auditoria de certificação?

Como já comentei aqui no blog, vejo auditorias como horas de vôo…. quanto mais experiência temos com esta situação, de certa forma mais confortáveis ficamos com os acontecimentos e imprevistos que podem ocorrer no período que antecede e durante a própria auditoria.

Pra começar, creio que precisamos substituir o termo “sofrer auditoria” por “receber auditoria”. Claro que sempre buscamos um resultado positivo, mas com certeza os desvios identificados, sejam eles de qualquer grandeza, podem nos trazer conhecimento ou no mínimo nos fazer exercitar soluções para as mais diversas situações do dia a dia.

Já vi pessoas forjando documentos, correndo atrás de animais/pragas dentro do processo produtivo, escolhendo a equipe que vai trabalhar durante o horário comercial na semana da auditoria…. e por aí vai.

O que posso dizer…. há uma fórmula mágica pra passar em auditoria?

Sinto informar: não há!

Acho que pra começar, temos que ter o pé no chão e saber que muitas vezes a solução não está em grandes investimentos. Em determinadas situações, não conseguimos fugir de investir em adequações de infraestrutura, algumas soluções tecnológicas e assim por diante… mas também temos casos onde o que precisamos é de criatividade, disciplina e comprometimento para poder solucionar os percalços e encontrar uma saída para um problema do SGSA.

Menos é mais….. cuidado ao escrever os procedimentos / documentos da organização. O ideal é encontrar o ponto exato em que se atende ao requisito e se é possível aplicar na prática o controle, a execução da atividade ou o que quer que seja. Não adianta de nada escrever que a inspeção ou controle será feito a todo segundo se é impossível de fazê-lo. Sejamos realistas e conscientes!

Só assim o sistema conseguirá se manter sólido o suficiente para ser durável.

Estabelecer procedimentos e instruções mirabolantes muitas vezes não resolve a situação que precisa ser gerenciada. É muito provável que existam formas simples e complexas de se solucionar uma situação adversa. Em algumas a situação complexa pode ser a mais bonita…. mas…. me arrisco a dizer que nem sempre esta é a mais eficaz. Não porque não esteja bem descrita ou desenhada… e sim porque a complexidade da execução deve estar alinha com maturidade da equipe em executar as tarefas.

Este cenário de práticas complexas é o que em geral, apresenta uma grande probabilidade de falhas e pode acarretar um desvio ou não conformidade durante um processo de verificação / auditoria / avaliação.

E aí surgem as situações que citei anteriormente…. para cobrir (ou encobrir) uma falha, vem uma solução “mágica” de providenciar uma evidência de execução de uma atividade não realizada.

Ano passado vi uma situação onde foram forjados registros de treinamento. Esta situação foi detectada pelo auditor e qual foi o resultado? Uma auditoria interrompida, a alta administração internacional envolvida… uma demissão…. e uma mancha na percepção da equipe auditora e do restante do time que estava comprometido com a auditoria, uma reauditoria de urgência e um resultado péssimo.

Sem contar que forjar documentos é um desvio ético e também é crime!!

Acho que podemos comparar esta situação como aquela pessoa que faz dieta o ano inteiro… só come alface quando está na presença dos amigos e familiares…. e no final do dia assalta a geladeira.

Se me perguntassem hoje: Como passar em uma auditoria?

Minha resposta seria:

• Entenda os critérios que serão auditados, ninguém melhor de que quem executa a atividade para saber como ela é realmente feita e agrega valor para a operação;
• Estabeleça regras e procedimentos realistas;
• Registre as falhas e faça a gestão destes acontecimentos (qual o risco envolvido? Como podemos minimizar os impactos?);
• Seja transparente antes, durante e depois da auditoria. Não com o intuito de delatar os desvios e não conformidades, mas com o objetivo de procurar soluções para as situações do dia a dia.

Afinal de contas…. se a gordura aparece em público… pra que se enganar?