Trago no post de hoje esta reflexão: por que alguns procedimentos não são seguidos? Você já deve ter vivido esta situação. Será que é só falta de treinamento? Para explorarmos este assunto, quero compartilhar o SDCA. Atenção: não estamos falando do famoso PDCA.
SDCA
O SDCA é um acrônimo formado pelas iniciais de quatro palavras em inglês.
Esta metodologia, não tão popularmente conhecida como o PDCA, tem também um papel estratégico.
A letra S representa a inicial de Standard, palavra em inglês que pode ser traduzida como Padrão. Logo a sigla SDCA representa Standard, Do, Check e Act que são traduzidos popularmente e respectivamente como Padronizar, Executar, Checar e Ajustar.
A padronização das atividades nas empresas é a base para uma rotina estável e controlada.
Para entendermos por que alguns padrões não são seguidos, vamos explorar a sequência do SDCA e como ele ajuda a estruturar um padrão de forma mais abrangente e assertiva.
As quatro etapas
Standard – Padronizar: Nesta fase são avaliadas as atividades do dia a dia, como os colaboradores executam o trabalho, e identificam-se os desvios e problemas.
Observe diferentes pessoas, turnos diferentes executando as mesmas atividades.
Vejamos alguns exemplos:
- Como é feita a segregação dos materiais alergênicos? Todos conhecem e separam conforme o alergênico?
- Os colaboradores dos três turnos identificam os materiais da mesma forma, garantindo a rastreabilidade?
- A lavagem das mãos no acesso à produção é feita seguindo as etapas convencionais de higiene e assepsia?
Observados estes pontos, é feita uma avaliação das melhores práticas, alinhamento de expectativas sobre o real e o desejado e com isto temos a elaboração de padrões, sejam eles em formato de procedimentos, instruções de trabalho, POPs, Comunicações.
Veja que esta é a fase mais estratégica. Muitos padrões são elaborados sem esta análise, sem uma percepção real de como uma atividade será aplicada, entendida e se as pessoas possuem os recursos necessários para executá-la.
Do – Executar: Uma vez padronizada a necessidade, executam-se os treinamentos. Eles têm o propósito de capacitar as pessoas e nivelar os conhecimentos de todos.
Nós verificamos também se as atividades são executadas conforme descritas.
Check – Checar: É fundamental acompanhar o que foi treinado para a execução da atividade conforme o padrão determinado.
Se a ação segue o padrão, temos uma “base” de estabilização deste processo, melhorando a confiabilidade e eliminando aos poucos a aleatoriedade.
Uma vez seguido conforme determinado, temos padronização efetiva.
Act – Ajustar: Durante as etapas anteriores, quaisquer divergências apontadas ou descobertas são “ajustadas”, ou seja, quando o padrão não é seguido (procedimentos, instruções, políticas internas etc.) deve-se realizar uma análise sobre a efetividade deste padrão. Para mais detalhes sobre esta análise, consulte o artigo Como avaliar procedimentos com o Diagrama de Hosotani.
Nesta fase é feito o ajuste que pode resultar em revisão do procedimento, mudança do equipamento, reciclagem de treinamento, aquisição de recursos, simplificação do processo.
Por exemplo: Como nós podemos cobrar os registros de qualidade, se o colaborador não possui um local adequado, não possui os recursos como uma caneta, prancheta ou bancada, se a acessibilidade ao equipamento para leitura é inadequada, insegura ou inacessível?
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