Você costuma realizar várias rondas de inspeções da qualidade e não está recebendo suporte e forte apoio da equipe do chão de fábrica?
As observações tomadas não estão sendo tratadas como prioridades? Produção e Manutenção estão ignorando suas inspeções diárias?
Opa! Então essas dicas foram criadas exatamente para você implementá-las nas suas abordagens diárias de inspeção e torná-las importantes e críticas para o processo de melhoria e garantia da qualidade.
Faça Rondas de Inspeção juntos!
Em vez de andar sozinho pelo chão de fábrica, realizando as inspeções, faça-as sempre em parceria com os colaboradores da planta de processo. Convide algumas vezes o gerente de Produção ou o gerente de Manutenção. Dessa forma, você trará vários benefícios de uma só vez: terá a oportunidade de educar a pessoa que está andando com você e, ao mesmo tempo, irá adquirir mais adesão e propriedade das ações a serem tomadas. É melhor fazer isso discutindo os detalhes e os riscos relacionados de todas as observações com essas pessoas e, em seguida, tentar propor uma solução em conjunto. Você descobrirá que isso criará um nível muito alto de interesse e comprometimento. Pratique o Gemba Walk.
Mapa de Inspeção
Par alguns sistemas de qualidade, é solicitado que você indique/informe as áreas que você inspecionou durante uma rodada diária de inspeção. Você pode planejar um tema ou assunto específico para cada dia da ronda e focar apenas esses itens do mapeamento traçado. Isso também não deve engessar a auditoria deixando de trazer alguns itens que vocês em parceria observaram juntos durante as rodadas de inspeção diárias. Os tópicos diários podem incluir itens como: Controle de Pragas, Higienização, Controle de Vidro e Plásticos quebradiços, Limpeza de instalações e equipamentos, Armazenamento, Controle e Verificação de PCC´s, Modo de trabalhar (observações e pequenas entrevistas) dentre outros setores da indústria de alimentos que devem ser mapeados nas auditorias diárias da qualidade.
Dois itens para resolver por dia
Você terá uma grande lista de observações e não conseguirá resolver todas num só dia. Concentre-se em no máximo 2 (dois) itens por dia. Para algumas observações, você terá que ver e agir logo durante a inspeção. Outras realmente complexas irão exigir uma abordagem e um estudo mais aprofundado, e assim serem levadas a uma discussão com a equipe de Segurança de Alimentos, em vez de inclui-las somente em suas rodadas diárias de inspeção. Todas as observações deverão ser registradas em uma planilha de controle interno da qualidade para acompanhamento até o seu fechamento.
Acompanhamento das ações
Imagino que você queira fechar e concluir as observações tomadas o mais breve possível e torná-las todas conformes. Para isso, um bom follow up (acompanhamento) deverá ser feito regularmente juntamente com os Gerentes de Produção e Manutenção. Discuta as observações tomadas e (conjuntamente) proponha soluções corretivas durante as reuniões diárias de operações. Participe ativamente das reuniões de alinhamento de Produção e Manutenção levando as pautas críticas que impactam diretamente no sistema de segurança dos alimentos e combine responsáveis e prazos para que as ações propostas sejam concluídas. Realize um bom acompanhamento das ações, gerencie as ações abertas, fechadas e distribua por setores e áreas. Essas observações devem ser gerenciadas com responsabilidade e comprometimento de todos na organização.
Recompensas e reconhecimentos
Você pode criar indicadores e gerar reconhecimentos aos setores responsáveis que mais fecham ou que mais se comprometem na resolução das observações tomadas dentro do prazo e fechando na sua totalidade. Você pode criar indicadores que sejam compartilhados em reuniões mensais onde sejam mapeadas as áreas que mais pontuam, setores que mais fecham dentro do prazo, ações pendentes. Você poderá criar momentos de reconhecimento para as pessoas que fecham dentro do prazo e têm um alto índice de comprometimento nas observações tomadas durante rondas da qualidade. Os reconhecimentos podem ser de diversas formas: realizando elogios em reuniões de alinhamento, divulgação em quadros de comunicação, em reuniões gerenciais ou qualquer recompensa de valor. Essas ações devem ser feitas para dar destaque às pessoas que estão engajadas e envolvidas na melhoria e garantia da segurança dos alimentos e em todo o sucesso do modelo de gestão.
Siga essas dicas e as implemente nas suas abordagens diárias de inspeção. Garanto que você terá um grande suporte e um forte envolvimento de todos os setores ligados ao processo de melhoria e garantia da qualidade. Sucesso!!
Vanessa C. Viscuso
Muito bom artigo.
Parabéns!!!!
Assunto que é bastante interessante e que é bem relevante à qualidade e segurança de alimentos.