Documentos de origem externa: como gerenciar?

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Durante a implementação de um sistema de gestão, seja de qualidade ou segurança de alimentos, estamos sempre estabelecendo medidas para o controle dos documentos internos, os famosos Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) e seus registros aplicáveis e deixamos de lado um ponto crítico dentro da gestão de documentos: os documentos de origem externa.

Primeiro vamos entender qual a definição: documento externo é todo documento cuja elaboração, revisão e atualização é realizada por um agente externo à organização, mas cujo conteúdo tem impacto no seu sistema de gestão.

Mas e aí, quais são os exemplos de documentos de origem externa? Esse é o ponto chave do entendimento. Muitas empresas consideram apenas as normas, leis e regulamentos como documentos externos e esquecem que documentos de fornecedores e clientes são de extrema importância e grande impacto na manutenção de um sistema de gestão. Organizações que trabalham na prestação de serviços tomam como referência para o processo produtivo especificações de matéria-prima e produto final, isto é, documentos de origem externa.

Segundo a ISO 22000:2006, “a organização  deve assegurar que documentos pertinentes de origem externa sejam identificados e que sua distribuição seja controlada”.

Então, como controlar? A solução está dentro da própria organização: via lista mestra. Assim como os documentos internos são controlados por uma lista mestra, os documentos externos serão gerenciados da mesma forma. Faça uma relação de todos os documentos, suas últimas revisões, defina os locais/setores de uso e inicie seu controle.

Dica final: defina uma sistemática, em especial, para legislações e regulamentos aplicáveis, garantindo que o sistema esteja coberto pelas últimas atualizações e legislações vigentes. Hoje em dia, inúmeras ferramentas de gestão estão disponíveis para auxiliar no gerenciamento desses documentos, basta usá-las. Bom trabalho!

3 thoughts on

Documentos de origem externa: como gerenciar?

  • Caroline Piovesan

    Bárbara, bom dia! Você poderia citar algumas ferramentas de gestão que você conhece e recomenda?

    Obrigada,

    Caroline Piovesan
    Copobras

    • Bárbara Barretti

      Boa tarde Caroline!

      Bom, as ferramentas de gestão são inúmeras, vai depender da qual atende seu objetivo. Gosto muito do famoso ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act), acredito que é uma ótima ferramenta para promover a melhoria contínua do sistema. Além disso os KPIs – Key Performance Indicator (Indicadores de desempenho) são essenciais para avaliar o andamento dos objetivos e metas traçados pela empresa.

      Espero ter ajudado. Abs,

      Bárbara Barretti

  • LARISSA BATISTA DE OLIVEIRA

    Realmente é a lista mestre dos documentos externos que preciso por em prática desde já. Obrigada pela dica.

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